Télétravail

20 avril 2022by FlorianSTélétravail

Télétravail : Pourquoi faut-il le formaliser ?

A près cette période de télétravail « forcée », vous avez une expérience positive du télétravail et avez envie de le mettre en place dans votre entreprise. Mais est-il nécessaire de formaliser le télétravail ? Comment faut-il procéder ?

1. Que dit la loi sur la mise en place du télétravail ?

Le télétravail a été assouplit en 2018 (art. L1222-9) dans sa mise en place.

La loi ouvre en effet aux employeurs la possibilité de formaliser le télétravail « dans le cadre d’un accord collectif ou, à défaut, dans le cadre d’une charte élaborée par l’employeur après avis du comité social et économique, s’il existe. En l’absence d’accord collectif ou de charte, lorsque le salarié et l’employeur conviennent de recourir au télétravail, ils formalisent leur accord par tout moyen. »

La loi vous donne la possibilité ainsi d’organiser le télétravail sans aucune formalisation. Un texto, un mail individuel pourrait suffire. D’autant que la nouvelle réglementation offre la possibilité de promouvoir le télétravail de manière occasionnelle (dans sa version antérieure au 24.09.2017, le télétravail devait être réalisée « de façon régulière et volontaire »).

2. Alors pourquoi formaliser le télétravail ?

Passer par un accord, une charte ou un avenant au contrat de travail poursuit à minima trois objectifs :

a) Éligibilité et Organisation du travail

Formaliser le télétravail dans son entreprise permet de réfléchir en amont aux emplois et aux salariés éligibles au télétravail, aux conditions d’organisation et de mise en place, au temps de travail et aux plages horaires …. Cinq axes sont ainsi préconisés par la loi.

Côté salarié (e), ce formalisme permet d’assurer aux collaborateurs une égalité de traitement.

Côté employeur, il permet de se protéger d’éventuels contentieux sur une inégalité de traitement ou de discrimination. Le/la salarié (e) pourrait mettre en avant un des 23 motifs de discrimination visé par la loi (sexe, orientation sexuelle, état de santé, « race », etc.). Il sera rappelé que les dommages et intérêts pour discrimination ne sont pas plafonnés par les ordonnances Travail.

b) Aborder les modalités et les règles du télétravail

Déterminer des plages horaires de travail, de déconnexion, aborder les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge, offre aux collaborateurs la possibilité de mieux séparer le temps de travail et le temps personnel ; la vie privée et la vie professionnelle.

L’employeur, a l’obligation de faire respecter les règles du temps de travail. Aussi pour éviter de se retrouver en difficulté devant le juge prud’homal, l’employeur aura tout intérêt à rappeler au télétravailleur dans le cadre de la charte ou de l’accord : la base hebdomadaire de 35 h, les temps de repos obligatoires et que toute demande d’heures de travail supplémentaires doit faire l’objet au préalable d’un accord écrit du supérieur hiérarchique. Pour les cadres en conventions au forfait jour, il sera important d’être clair sur les attendus.

c) Prévenir les accidents du travail à domicile pendant les heures de travail

L’ordonnance du 22 septembre 2017, vient clarifier la situation du télétravailleur en introduisant la présomption selon laquelle l’accident qui survient en temps et lieu du télétravail est présumé être un accident du travail (c. trav. art. L. 1222-9, III), sauf à pouvoir démontrer que l’accident n’est pas lié à l’exécution du travail.

Écrire une charte ou négocier un accord permet ainsi à l’employeur de communiquer sur les dispositions pour « prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de ses salariés » ; sa responsabilité pourrait être engagée en cas d’accident.

L’employeur pourra ainsi prévoir un alinéa sur la sécurité en communiquant des consignes de prévention et en demandant au salarié « une attestation sur l’honneur de conformité par exemple.

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Télétravail : que doit mettre en place l’employeur pour prévenir les risques ?

L’article L1222-9 du Code du Travail précise la définition du télétravail : « Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Avec la généralisation du télétravail en raison de la crise du Covid-19, nous vous proposons de réfléchir aux problématiques santé-sécurité de cette organisation du travail.

Vos salariés ne travaillent pas actuellement dans vos locaux, pour autant, vous êtes responsable de leur santé et de leur sécurité, pendant leurs heures de travail.

Dans cet article, nous allons donc évaluer les différents risques qui peuvent exister, puis nous vous donnerons quelques mesures de prévention, afin de mettre à jour le document unique.

Les risques physiques en télétravail :

Risque ergonomique

Le premier risque physique est le risque ergonomique. En télétravail, vos collaborateurs s’installent dans un coin calme et confortable, mais souvent peu adapté à une posture de travail pendant une longue durée. La position statique assise prolongée, l’utilisation constante du clavier, de la souris et de l’écran de l’ordinateur, le travail permanent au téléphone, s’ils ne sont pas optimisés, génèrent des contraintes posturales au niveau du dos, du cou, des épaules et du poignet. Le collaborateur risque d’avoir à terme des troubles musculosquelettiques.

Risque visuel

On constate un risque visuel, inhérent au travail sur ordinateur. Le travail continu sur écran sollicite fortement la vision, provoquant une fatigue oculaire après des efforts visuels prolongés. Veiller également à l’exposition lumineuse, trop faible ou trop intense, aux reflets et à la luminosité de l’écran qui peuvent grandement influencer la fatigue visuelle.

Autres risques

Enfin, n’oublions pas les risques de type accidents domestiques, mais qui, dans le cadre du télétravail, deviennent des risques professionnels : sécurité des prises électriques (rallonges et prises en mauvais état ou surchargées, fils électriques au sol et câbles sources de trébuchement…), mais aussi chutes (aller chercher un classeur sur une étagère trop haute en montant sur un tabouret instable …). L’isolement du télétravailleur amplifie en fréquence et en gravité tous les risques inhérents à un travail de bureau.

Risques psychosociaux :

Risque d’isolement

En télétravail, le collaborateur se retrouve seul devant son écran et peut vite avoir l’impression d’être dévalorisé par rapport à ses collaborateurs, ou de ne pas avoir la même reconnaissance. S’il est nouveau dans l’entreprise, il va ressentir un manque d’intégration, et une difficulté à communiquer avec ses collègues. Le manque de communication entre les différents membres de l’entreprise affaiblit son unité entière et nuit au partage de compétence et à l’entraide entre les salariés.

L’isolement peut aussi entrainer un découragement de la part du salarié, qui est lié à une perte de sens de son travail et à un manque de soutien.

Conciliation des temps et des charges de travail

Il est aussi difficile pour l’employeur d’évaluer la charge de travail des collaborateurs en télétravail. Mal évaluée, la surcharge peut entrainer du stress pour le salarié, qui aura du mal à atteindre ses objectifs tout en maintenant un équilibre avec sa vie familiale. A contrario, en sous-estimant la charge de travail, le salarié peut se sentir dévalorisé et « mis au placard ».

Prévention :

En tant qu’employeur, que dois-je mettre en place pour assurer les bonnes conditions de télétravail de mes collaborateurs ?

Pour réduire les risques physiques, il convient de transmettre à ses salariés un ensemble de mesures spécifiques, avec des recommandations préventives, en prenant exemple sur celles-ci-dessous :

Installez un bureau ou un espace de travail où vous serez bien installé, avec le dos droit et soutenu
Dégourdissez-vous les jambes toutes les heures, faites quelques mouvements pour faciliter la circulation sanguine.
Ajustez la luminosité de la pièce dans laquelle vous vous trouvez avec par exemple des stores ou des rideaux.
Pensez à ajuster la luminosité de votre écran pour rendre la lecture plus confortable et moins fatigante pour vos yeux.
Faites attention à votre installation électrique, et ne prenez pas de risques inconsidérés.

Pour prévenir les risques psychosociaux, l’employeur doit veiller à préserver une bonne conciliation des temps entre la vie personnelle et professionnelle du salarié :

Il doit aider le collaborateur à organiser son télétravail.
Garder un contact régulier (1 fois par jour par exemple) avec ses collaborateurs, pour échanger sur l’avancement du travail et prévenir les difficultés éventuelles.
Respecter les horaires de travail, les temps de pause et le droit à la déconnexion.
Inciter vos salariés à échanger entre eux pour s’entraider.
Maintenir un lien social et une bonne entente au travail.

Toutes ces mesures de prévention doivent être l’objet d’une mise à jour du document unique. Vous pouvez également rédiger une charte de télétravail, répertoriant les droits et les devoirs de vos salariés.

Point important : le suivi médical est obligatoire pour les télé-salariés avec les mêmes visites périodiques que pour les autres salariés.

L’accident survenu en télétravail peut-il être qualifié d’accident de travail ?

Le Code du travail précise clairement qu’un accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail. L’accident sera donc pris en charge dans les mêmes conditions que s’il avait eu lieu dans les locaux de l’employeur.

Si l’employeur entend contester cette qualification, il lui appartiendra de renverser cette présomption s’il estime que l’accident a été occasionné par une cause étrangère au travail.

Les modalités de déclaration des accidents de travail survenus sur le lieu de télétravail sont identiques à celles applicables aux autres salariés non-télétravailleurs.

Découvrez aussi pourquoi il est important de formaliser le télétravail.

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Contrôler l’activité de ses salariés en télétravail tout en respectant la vie privée du salarié ; est-ce possible ?

Nombreux sont les employeurs qui n’osent pas généraliser le télétravail notamment faute de pouvoir suivre le travail réalisé à distance.

Or, l’employeur a le droit de suivre, de vérifier l’activité de ses salariés .

Dans cet article, nous allons vous donner des conseils permettant de suivre l’activité des salariés en télétravail, ainsi que les étapes clés pour les mettre en place efficacement, dans le respect de la loi et de la vie privée des salariés.

Suivre le travail à distance

Pour permettre à l’employeur d’organiser le télétravail de ses salariés, il peut avoir recours à différents outils ou logiciels, lui permettant de contrôler :

Le temps de travail des télétravailleurs : en utilisant un système auto déclaratif (par exemple un tableau Excel où chaque salarié marque ses horaires), un logiciel de pointage par ordinateur, ou de vérification des temps de connexion au logiciel de l’entreprise,

Les horaires de télétravail et les temps de déconnexion de chaque télétravailleur,

L’évaluation de la réalisation des objectifs par le salarié : en fixant des deadlines avec des livrables précis, en organisant des points réguliers, en demandant au salarié de transmettre un planning de ses objectifs et de ses tâches…

Étapes clés pour suivre le travail à distance

Avant la mise en place d’un quelconque dispositif de suivi des salariés en télétravail, l’employeur doit suivre plusieurs recommandations :

Informer ses salariés,
Consulter le CSE et les représentants du personnel,
Effectuer une démarche déclarative auprès de la CNIL (commission nationale de l’informatique et des libertés) : cette démarche est à faire en ligne, dès lors que l’employeur collecte des données personnelles sur ses salariés (temps de travail, nom prénom, adresse…). Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site de la CNIL.

Pour l’employeur comme pour le salarié, ces éléments pourraient être perçus comme du contrôle excessif. A l’employeur de mettre en place les choses avec bienveillance ; par exemple en intégrant le salarié dans la réflexion amont, en co-construisant ensemble les outils ou encore en partageant les modalités du travail à distance.

Au fond, la crise actuelle et le travail à distance qui se généralise nous donne aussi l’opportunité de nous interroger sur notre efficacité et sur le niveau de confiance accordé au salarié.